Advies 2010-02

Landelijk Orgaan Wetenschappelijke Integriteit

Advies inzake de klachten van dr. …. tegen het besluit van het College van Bestuur van …. van …. 2009

1. Feiten en loop van de procedure

De heer dr. …, hierna te noemen klager, heeft zich bij brief met bijlagen van …. 2009 gewend tot het Landelijk Orgaan Wetenschappelijke Integriteit, hierna te noemen LOWI, met een klacht tegen een besluit van het College van Bestuur van …., hierna te noemen verweerder, van …. 2008. Bij dit besluit dat betrekking heeft op zijn klacht van …. 2008 over een schending van wetenschappelijke integriteit door een medewerker van verweerder jegens klager, heeft verweerder de klacht ongegrond verklaard.

De klacht bij het LOWI bevat zowel de inhoud van dit besluit alsmede de wijze waarop en de procedure waarmee verweerder zijn klacht heeft behandeld. Klager voelde zich bij de behandeling van zijn klacht tevens benadeeld omdat hij niet te weten kon komen tot wie of tot welke instantie binnen verweerder hij zich met zijn klacht diende te wenden, onder andere omdat een reglement wetenschappelijke integriteit ontbrak.

Bij brief van …. 2009 heeft verweerder een verweerschrift ingediend, waarin op de gevoerde procedure vanaf …. 2008 wordt ingegaan met inbegrip van de klacht van klager van …. 2008. Het dossier van klager en het verweerschrift van verweerder evenals later ontvangen dossierstukken zijn door het LOWI aan de andere partij gezonden.

Op …. heeft het LOWI klager en verweerder uitgenodigd voor een hoorzitting op …. 2009. Alleen klager is bij deze hoorzitting verschenen. Het LOWI heeft klager op …. 2009 gehoord en daarbij de mogelijkheid opengelaten een voortgezette hoorzitting te houden. Op grond van het beginsel van audi et alteram partem heeft het LOWI, met instemming van klager, aan verweerder gevraagd naar de redenen van afwezigheid bij de hoorzitting.

Nadat duidelijk was geworden dat verweerder niet verschenen was door een miscommunicatie van de zijde van het LOWI over de datum van de hoorzitting, en nadat verweerder te kennen had gegeven alsnog gehoord te willen worden, heeft het LOWI een voortgezette hoorzitting gehouden op …. 2010. Daarbij zijn zowel klager als verweerder, vertegenwoordigd door de gemachtigden, werkzaam bij verweerder, aanwezig geweest.

Het LOWI heeft op …. 2010 met prof. dr. …, hierna te noemen beklaagde, en met de toenmalige Decaan van de faculteit …. informatieve gesprekken gevoerd met het oog op het verkrijgen van feitelijke informatie. Verder heeft het LOWI een externe deskundige ingeschakeld, prof. dr. …, die schriftelijk advies heeft uitgebracht bij brief van …. 2010. Dit advies aan het LOWI is door het LOWI aan zowel klager als verweerder vertrouwelijk ter beschikking gesteld.

Het LOWI heeft het advies vastgesteld in zijn vergadering van …. 2010 waarna het advies is gezonden aan verweerder en in afschrift aan klager. Bovendien is een afschrift vertrouwelijk gezonden aan de door het LOWI ingeschakelde externe deskundige, en aan de heren …..

2. De bij het LOWI ingediende klachten

Het LOWI begrijpt de grieven van klager als volgt. Klager is van mening,

(a) dat er sprake is van schending van wetenschappelijke integriteit door beklaagde en dat de vertrouwenspersoon van verweerder en verweerder zelf ten onrechte tot de conclusie zijn gekomen dat een dergelijke schending niet is geconstateerd;

(b) dat de door verweerder ingeschakelde vertrouwenspersoon zijn werkzaamheden in die functie niet naar behoren heeft uitgevoerd, onder andere door vertrouwelijke informatie van de klager, bekend te maken aan één of meer personen, werkzaam bij verweerder; voorts dat de aan de vertrouwenspersoon toegevoegde medewerker van verweerder, tegelijkertijd werkzaam …. voor het College van Bestuur en zo in die laatste functie kon beschikken over de informatie verkregen tijdens vertrouwelijke gesprekken met klager; dat de procedure van de afhandeling van zijn klacht derhalve onzorgvuldig is geweest;

(c) dat verweerder ten onrechte heeft nagelaten een reglement wetenschappelijke integriteit op te stellen en in te voeren, met daarin een procedure voor de behandeling van klachten wegens schending van wetenschappelijke integriteit. Daardoor is sprake geweest van brede onbekendheid bij het personeel van verweerder en van benadeling van klager.

3. De Overwegingen van het LOWI ten aanzien van de klachten

Algemeen

Het LOWI baseert zijn oordeel over wetenschappelijke integriteit op de normen zoals die zijn af te leiden uit de inhoud van de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening van de Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) van oktober 2004 en van de Notitie Wetenschappelijk Onderzoek: Dilemma’s en verleidingen, tweede druk, 2005, van de onder auspiciën van de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen functionerende Adviescommissie Wetenschap en Ethiek.

Van schending van wetenschappelijke integriteit is naar het oordeel van het LOWI sprake, indien in openbare publicaties en/of gedragingen wordt gehandeld in strijd met de algemene verplichting om gegevens uit wetenschappelijk onderzoek naar waarheid te presenteren, waarbij met name gegevens van een wetenschappelijk onderzoek niet mogen worden vervalst, gemanipuleerd, verzwegen, verzonnen, of, indien fictief van aard, als echt gepresenteerd, of waarbij gegevens, letterlijke tekstgedeelten en wetenschappelijke ideeën, ontleend aan andere bronnen, zonder juiste, volledige bronvermelding en onder eigen naam worden gepubliceerd.

Ten aanzien van de klacht over de schending van wetenschappelijke integriteit

Klager stelt dat hij beklaagde tijdens de receptie na de oratie van beklaagde, op …. 2003, op de hoogte heeft gebracht van de aanwezigheid en de verblijfplaats …. van een historisch belangrijk
manuscript uit …, een manuscript van ….. Dit manuscript was naar de mening van klager uniek en belangrijk in het licht van ….. In de geschreven versie van de oratie van beklaagde, die een jaar later verscheen, wordt melding gemaakt van dit manuscript, maar wordt klager op geen enkele wijze genoemd als degene, die beklaagde op de verblijfplaats van dit unieke manuscript heeft gewezen.

Dit valt, naar de mening van klager, te beschouwen als een schending van klagers wetenschappelijke integriteit. Het LOWI heeft vastgesteld dat de uitgesproken en geschreven versie van de oratie van beklaagde in zoverre verschillen dat in de uitgesproken versie het …. manuscript in het geheel niet ter sprake komt, terwijl in de geschreven versie wel een gehele pagina aan dit manuscript gewijd wordt, zonder dat overigens het hoofdonderwerp van deze geschreven versie afweek van de gesproken versie.

Het LOWI stelt eveneens vast dat in de geschreven versie niet verwezen wordt naar de mededelingen van klager over de tot dan toe onbekend gebleven vind- en verblijfplaats van het historisch belangrijke manuscript.

Het LOWI staat nu voor de vraag of het nalaten van het geven van een blijk van erkentelijkheid, een zogenaamd acknowledgment, schending van wetenschappelijke integriteit oplevert. De deskundige is van mening dat het in literair-historische wetenschappelijke kring gebruikelijk is om het wijzen op of verwijzen naar vind- en verblijfplaatsen van unieke en historisch belangrijke bronnen minstens te honoreren met een bronvermelding of met een voetnootverwijzing: men dient de tipgever eer te bewijzen, te honoreren, voor diens wetenschappelijke openheid, bereidheid tot uitwisseling en collegialiteit.

Nu deze collegialiteit niet door beklaagde met een even respectvolle collegialiteit is beantwoord, is naar de mening van de deskundige, sprake van “onhoffelijk gedrag”. Het LOWI is het met deze kwalificatie eens: onhoffelijk en oncollegiaal. Het LOWI wijst hiermee op het belang van het in stand houden van goede omgangsvormen in de wetenschapsbeoefening en in het wetenschappelijke verkeer. De wetenschappelijke traditie bestaat juist uit het in stand houden van deze vormen van samenwerking en erkenning (acknowledgements).

Niettemin is het LOWI van oordeel dat dergelijke hoffelijkheden en fatsoensnormen in de wetenschap niet kunnen worden afgedwongen en bij nalatigheid ervan niet gelijk gesteld kunnen worden met wetenschappelijk wangedrag en met schending van wetenschappelijke integriteit. Van schending van wetenschappelijke integriteit is eerst sprake indien zwaardere normen worden overtreden. Dan zijn ook sancties van de kant van bestuurders op hun plaats.

Met het rapport van de vertrouwenspersoon en met verweerder is het LOWI daarom van oordeel dat het gedrag van beklaagde geen wetenschappelijk wangedrag of schending van wetenschappelijke integriteit oplevert. Het LOWI bevestigt op dit punt het oordeel van verweerder en acht de klacht ongegrond. Niettemin had verweerder de klacht van klager niet uitsluitend met deze maatstaf moeten beoordelen.

Ook verweerder heeft het tot zijn taak te rekenen goede en traditioneel gekoesterde omgangsvormen in de wetenschapsbeoefening te bewaken en te bewaren. Juist ook om deze reden had de klacht met grote procedurele zorgvuldigheid moeten worden behandeld en hadden bemiddelende en matigende manieren van oplossen van het ontstane en escalerende conflict moeten worden beproefd. Het had op de weg van verweerder gelegen om gesprekken met klager én beklaagde, eventueel tussen klager en beklaagde, te entameren en daarin de gebruikelijke omgangsnormen en -vormen te bevestigen.

Ten aanzien van de klacht over de werkwijze van de vertrouwenspersoon en andere personen binnen de instelling van verweerder

Klager stelt dat hij na schriftelijk in kennis te zijn gesteld van de ad hoc aangewezen vertrouwenspersoon met hem heeft gesproken. Hij stelt eveneens dat hij daarvoor al vernomen had dat zijn brief met klacht, naar klagers mening ten onrechte, ook reeds bekend was bij de decaan van de faculteit. Voorts meent klager dat de vertrouwelijkheid geschonden is doordat de …. medewerker van het College van Bestuur, …., aanwezig was bij gesprekken met de voormalige decaan en de leidinggevende van klager.

Tenslotte stelt klager dat het advies van de vertrouwenspersoon aan het College van Bestuur in concept gelezen en beoordeeld is door de genoemde adviseur. Daarnaast is klager niet geïnformeerd over het feit dat zijn klachtbrief is doorgestuurd naar beklaagde, terwijl klager niet de beschikking heeft gekregen over de documenten die beklaagde aan de vertrouwenspersoon heeft gestuurd. Hij heeft daar in het verloop van de procedure niet op kunnen reageren.

Hiertegenover stelt verweerder, dat klager van de vertrouwenspersoon alle ruimte heeft gekregen om zijn verhaal te doen en dat klager op geen enkele manier heeft aangegeven het gesprek met de vertrouwenspersoon als problematisch te ervaren. Ter zitting heeft de gemachtigde van verweerder bovendien aangegeven , dat de aanwezigheid en medewerking van …. bij de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon gebruikelijk is en geenszins de vertrouwelijkheid van de gesprekken heeft geschaad.

Het LOWI is van oordeel dat verweerder bij afwezigheid van een reglement wetenschappelijke integriteit en ondanks de voortreffelijke eigenschappen van de uitgekozen vertrouwenspersoon, de klacht van klager op een geïmproviseerde manier en ad hoc heeft behandeld, waardoor het heeft ontbroken aan een scherpe bewaking van de vertrouwelijkheid.

Te veel personen, die in een niet onafhankelijke arbeidsrelatie stonden met klager, zoals de decaan, de voormalige decaan en de leidinggevende van klager, werden bij de bespreking en de afhandeling van de klacht betrokken. Zo konden arbeidsrechtelijke kwesties en onzekerheden over de wetenschappelijke functie van klager
…., in de beleving van klager te gemakkelijk verweven worden met de vraag of hij de klacht terecht had ingediend en of er sprake was van schending van wetenschappelijke integriteit (was het plagiaat, wetenschappelijk wangedrag of was de klacht overdreven of slechts een teken van slechte verhoudingen tussen klager en beklaagde?).

Een goede, strakke en onafhankelijke procedure ter afhandeling van klachten van wetenschappelijke integriteit hadden deze verwevenheid en rolverwarring kunnen en moeten voorkomen.

Op basis van de gevoerde gesprekken en hetgeen ter zitting naar voren is gebracht door klager en verweerder komt het LOWI tot de volgende conclusie: nu door verweerder is gesteld dat in overleg met de Rector Magnificus, de vertrouwenspersoon, de voormalige decaan en de direct leidinggevende besloten is de adviseur te laten deelnemen aan de gesprekken van de vertrouwenspersoon met de voormalig decaan en direct leidinggevende, acht het LOWI voldoende aangetoond dat de vertrouwelijkheid niet volledig in acht is genomen. Het LOWI is van oordeel dat de klacht over de schending van vertrouwelijkheid tijdens de procedure van afhandeling van de klacht gegrond is.

Ten aanzien van de klacht met betrekking tot het ontbreken van een regeling wetenschappelijke integriteit

Klager stelt dat verweerder geen regeling had in 2008 en dat ook het LOWI reglement tot … 2008 bij de decaan van zijn faculteit onbekend was. Klager stelt op verzoek van een medewerker van verweerder zijn klachten voor de rector magnificus te hebben opgesteld, waarna op ad hoc basis een vertrouwenspersoon is aangesteld. Klager stelt voorts geschaad te zijn doordat hij – vanwege het ontbreken van een reglement inzake wetenschappelijke integriteit, bij de instelling van verweerder – klokkenluider geworden is, waarvoor hij geen enkele bescherming geniet.

Verweerder heeft hier tegenover gesteld, dat verweerder naar aanleiding van de brief van klager van …. 2008 de procedure heeft gestart die in voorgaande jaren ook was toegepast en die de volgende stappen inhoudt/inhield:

• Het College van Bestuur, in de persoon van de Rector Magnificus, wordt geïnformeerd over de ontvangen klacht,
• De decaan van de betrokken faculteit wordt geïnformeerd over de klacht,
• De rector wijst (ad hoc) een vertrouwenspersoon aan,
• De klager en beklaagde worden schriftelijk geïnformeerd over de aanwijzing van de vertrouwenspersoon en tevens worden zij uitgenodigd om een mondelinge toelichting te geven op de klacht,
• De vertrouwenspersoon brengt rapport uit over diens bevindingen en geeft zijn mening over de (on)gegrondheid van de klacht en adviseert de rector hoe ter zake te handelen,
• De rector neemt na advies van de vertrouwenspersoon een beslissing en informeert de klager en beklaagde hierover.

Verweerder heeft stukken toegezonden aan het LOWI ter staving van de genoemde stappen ten aanzien van klager in vervolg op diens klacht van …. 2008. In het verweerschrift stelt verweerder dat het juist is dat het reglement niet via het intranet kon worden gevonden omdat verweerder in die tijd bezig was met de ontwikkeling ervan.

Bovendien wijst verweerder op de eigen verantwoordelijkheid die klager had moeten en kunnen nemen, waarbij hij in 2008 door zijn gerichte vragen bij diverse functionarissen binnen de instelling van verweerder meer bekendheid suggereerde omtrent relevante, geldende voorschriften inzake wetenschappelijke integriteit.

Het LOWI stelt vast, dat verweerder in de loop van 2008, dus vijf jaar na de instelling van het LOWI en de vastlegging van de taken van het LOWI (en daarbij de werkwijze van omgang met klachten over schending van wetenschappelijke integriteit ) in een reglement, gezamenlijk vastgesteld door de KNAW, de VSNU en NWO, nog geen vastgesteld eigen reglement had ter behandeling van klachten tegen medewerkers van de eigen instelling wegens schending van wetenschappelijke integriteit.

Ook ten tijde van de hoorzitting van …. 2010 had verweerder nog steeds geen vastgesteld eigen
reglement, al heeft het LOWI kunnen constateren dat een eigen en adequaat reglement de voltooiing naderde.

Het al of niet opstellen en invoeren van een reglement wetenschappelijke integriteit is echter, naar het oordeel van het LOWI, een bestuurlijke aangelegenheid. Klachten over afwezigheid van zo’n reglement vallen derhalve niet onder kwesties van schending van wetenschappelijke integriteit. In zoverre is de klacht van klager op dit punt niet ontvankelijk, aangezien het LOWI niet bevoegd is om te oordelen over bestuurlijke aangelegenheden.

De enige relevante vraag die daarmee overblijft is of klager door afwezigheid van een reglement ten tijde van de afhandeling van de klacht in zijn belang en in de mogelijkheid om zijn klacht adequaat en tijdig naar voren te brengen is geschaad.

Het LOWI concludeert dat verweerder zijn klacht inhoudelijk in redelijk korte tijd heeft beoordeeld. Dat de klacht ongegrond is verklaard en dit oordeel voor klager negatief was, doet daar niet aan af. Dat verweerder nalatig is gebleven een regeling inzake wetenschappelijke integriteit te treffen en tevens verzuimd heeft de in de praktijk toegepaste ‘voorlopige’ regeling te publiceren, zowel intern als voor mogelijke externe klagers, is in de huidige procedure nadelig gebleken voor klager.

Mede door het ontbreken hiervan heeft klager langer dan nodig een weg gezocht om zijn klacht in formele zin te laten behandelen. In de loop van de afhandeling van de klacht is het conflict, dat oorspronkelijk ontstond uit het niet verwijzen naar een tip van klager, verscherpt en in ernst toegenomen. Deze verscherping heeft klager volgens zijn zeggen geschaad in zijn gezondheid en belemmerd in zijn functioneren als wetenschapsbeoefenaar. Hoewel dit niet uitsluitend het gevolg kan zijn van een ontbrekend reglement, valt de escalatie van het conflict te betreuren. De escalatie had, naar het oordeel van het LOWI, kunnen worden voorkomen door tijdig een goede regeling te treffen.

Het LOWI adviseert het nu gereed zijnde reglement zo spoedig mogelijk in te voeren en aan klager te laten weten, in de vorm van een gesprek of brief, dat verweerder nu deze bestuurlijke nalatigheid heeft hersteld, zodat zijn (in)spanningen in deze zaak uiteindelijk tot de instelling van een reglement wetenschappelijke integriteit hebben geleid.

4. Conclusie en advies

Het LOWI bevestigt het oordeel van het rapport van de vertrouwenspersoon en van verweerder dat geen sprake is geweest van schending van wetenschappelijke integriteit door beklaagde en adviseert het besluit van …. 2008 te handhaven.

Het LOWI adviseert om het naar het oordeel van het LOWI onhoffelijke en oncollegiale gedrag van beklaagde, waarop geen sanctie rust, niettemin in een gesprek met klager en beklaagde, hetzij afzonderlijk, hetzij gemeenschappelijk, te bespreken en te zien op welke wijze alsnog erkenning voor de bijdrage van klager kan worden gerealiseerd. Naar de mening van het LOWI rust op verweerder de taak goede en gebruikelijke omgangsvormen in de wetenschap te bevorderen.

Het LOWI is van oordeel dat in de procedure van afhandeling van de klacht de noodzakelijke vertrouwelijkheid onvoldoende in acht is genomen. De klacht is op dit punt terecht bij het LOWI naar voren gebracht. Het LOWI acht deze klacht gegrond en adviseert het College van Bestuur aan klager te laten weten, hetzij in een gesprek hetzij per brief, dat het in deze nalatig is geweest.

Het LOWI is van oordeel dat de klacht inzake de afwezigheid van een reglement wetenschappelijke integriteit niet ontvankelijk is aangezien het LOWI niet bevoegd is te oordelen over bestuurlijke aangelegenheden, zoals bestuurlijke nalatigheden. Niettemin adviseert het LOWI het College van Bestuur om in bovengenoemde brief aan klager te laten weten dat een reglement wetenschappelijke integriteit zeer spoedig zal zijn ingevoerd.

Namens het LOWI, …. 2010

Prof. dr. mr. C.J.M. Schuyt, voorzitter

mr. D.G. de Hen, secretaris