Privacyverklaring LOWI

Privacyverklaring Stichting Landelijk Orgaan Wetenschappelijke Integriteit

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens het LOWI verzamelt, hoe deze worden verwerkt en voor welk doel. Met deze privacyverklaring voldoet het LOWI aan zijn zorgplicht als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

LOWI
Het LOWI is in 2003 opgericht door de KNAW, de NWO en de VSNU. Sindsdien adviseert het LOWI het Bestuur van een bij het LOWI aangesloten instelling over een door het Bestuur vastgesteld (aanvankelijk) oordeel over een vermoede schending van wetenschappelijke integriteit. Het LOWI adviseert niet uit eigener beweging, maar slechts naar aanleiding van een daartoe strekkend ontvankelijk verzoek.

Privacybeleid
Het LOWI is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid bij het verwerken van persoonsgegevens en wil dat iedereen erop kan vertrouwen dat het LOWI persoonsgegevens op een zorgvuldige en rechtmatige manier verwerkt. Het LOWI heeft privacybeleid vastgesteld om te voldoen aan de AVG en de daaruit voortvloeiende privacyregels.

Doeleinden
Het LOWI verwerkt alleen persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor het bereiken van de volgende doeleinden:

  • Onafhankelijk en zorgvuldig behandelen van bij het LOWI ingediende verzoekschriften;
  • Archiefdoeleinden;
  • Optimalisering bedrijfsvoering t.b.v. LOWI-procedures
  • Communicatie met partijen;
  • Communicatie met externen die het LOWI met een vraag benaderen;
  • Communicatie met bij het LOWI aangesloten instellingen.

Categorieën persoonsgegevens

  • NAW-gegevens;
  • Handtekening;
  • e-mailadres / telefoonnummer;
  • persoonsgegevens in processtukken.

Grondslag
Het LOWI verwerkt uw persoonsgegevens indien dit:

  • noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het LOWI.

De gerechtvaardigde belangen van het LOWI zijn het onafhankelijk en zorgvuldig kunnen behandelen van verzoekschriften die bij het LOWI zijn ingediend en de bedrijfsvoering voor die procedures te optimaliseren.

Geheimhouding
Het LOWI gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Om de vertrouwelijkheid tijdens de behandeling van een verzoekschrift te kunnen garanderen, is een geheimhoudingsplicht van groot belang. In artikel 4 van het Reglement LOWI 2018 is vastgelegd dat de partijen, de leden en het secretariaat van het LOWI alsmede eventuele deskundigen geheimhoudingsplicht hebben.

Verstrekking aan derden
Processtukken kunnen persoonsgegevens bevatten en worden gedeeld met alle partijen bij een aanhangig verzoek bij het LOWI. In sommige gevallen worden processtukken ook met onafhankelijke deskundigen gedeeld. Zoals hierboven staat omschreven, geldt voor iedereen een geheimhoudingsplicht. Persoonsgegevens worden verder niet aan derden verstrekt. Definitieve adviezen van het LOWI worden geanonimiseerd gepubliceerd op de website van het LOWI.

Beveiliging
Het LOWI draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Zo worden papieren processtukken achter dubbel slot bewaard en worden digitale processtukken op een beveiligde server van de KNAW bewaard. Met de KNAW is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Medewerkers van de KNAW hebben geen toegang tot dit gedeelte van de server, alleen het secretariaat van het LOWI heeft toegang.

Bewaartermijnen
Het LOWI bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Nadat de behandeling van een verzoek is afgerond, worden de processtukken en de niet-geanonimiseerde versie van het definitieve advies gearchiveerd.

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Het LOWI adviseert u het privacybeleid van de websites van deze derden goed door te nemen.

Uitoefening van uw privacyrechten
U kunt een verzoek bij het LOWI indienen ter uitoefening van de volgende rechten:

  • recht op inzage in uw persoonsgegevens;
  • recht op rectificatie/aanvulling van uw persoonsgegevens;
  • recht op het laten verwijderen van uw persoonsgegevens;
  • recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • recht op gegevensoverdraagbaarheid;
  • recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde verwerking.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar secretariaat@lowi.nl
Het LOWI zal uw verzoek binnen de wettelijke termijn afhandelen voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

Autoriteit Persoonsgegevens
Het LOWI zoekt samen met u naar een oplossing als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Als dit niet tot een gewenst resultaat leidt, dan heeft u op grond van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in de privacyverklaring
Het LOWI kan deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen zullen op de website van het LOWI worden gepubliceerd. Doorgevoerde wijzigingen in deze privacyverklaring zullen nooit in strijd zijn met de AVG en de daaruit voortvloeiende privacyregels.

Cookies
Het LOWI maakt gebruik van cookies voor zover deze noodzakelijk zijn voor de werking van de website en om de kwaliteit of effectiviteit van de website te bekijken.

Contactgegevens
Stichting LOWI
Postbus 19121
1000 GC Amsterdam
secretariaat@lowi.nl
www.lowi.nl
KvK: 75367262

Inwerkingtreding
Deze privacyverklaring is in werking getreden op 11 december 2019.